Datenschutzerklärung

AIStack | Strategy & Transformation

Gültig ab: 26. Juni 2025
Version: 1.1
Letzte Aktualisierung: 26. Juni 2025

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

AIStack | Strategy & Transformation
Venloer Str. 744
50827 Köln
Deutschland
Geschäftsführer: Sissaye Michael Reifferscheidt
E-Mail: info@aistack-strategy.com
Website: aistack-strategy.com
Website: www.aiwstack.com

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Unsere AI Workstack Plattform verarbeitet personenbezogene Daten zur Bereitstellung von KI-gestützten Diensten. Die wichtigsten Verarbeitungsarten umfassen:

Nutzerauthentifizierung über Clerk-Authentifizierungssystem
Chat-Daten für kontextbewusste AI-Gespräche
Dokument-Upload und -Verarbeitung für semantische Suche
Vector Database-Speicherung für verbesserte Suchergebnisse
Workflow-Daten für Automatisierungsfunktionen
Technische Logs für Systemsicherheit und -optimierung

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (insbesondere bei AI-Provider-Nutzung)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Bereitstellung der Plattformdienste)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (Sicherheit, Betrieb, Verbesserung)

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Registrierungs- und Kontodaten

E-Mail-Adresse, Name (soweit angegeben)
Clerk-User-ID und Authentifizierungsdaten
Abonnement- und Billing-Informationen (via Stripe)

Nutzungsdaten

Chat-Verläufe und AI-Interaktionen
Hochgeladene Dokumente und deren Metadaten
Vector Database-Embeddings
Workflow-Konfigurationen und -Ausführungen
MCP-Server-Konfigurationen

Technische Daten

IP-Adressen, Browser-Informationen
Session-Daten und Cookies
Systemlogs und Fehlerberichte
Performance- und Nutzungsmetriken

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Servicebereitstellung: Authentifizierung, Chat-Funktionen, Dokumentenmanagement
AI-Enhancement: Verbesserung der KI-Antworten durch Kontext und Embeddings
Personalisierung: Anpassung der Benutzeroberfläche und Funktionen
Sicherheit: Schutz vor Missbrauch und unbefugtem Zugriff
Support: Technischer Support und Fehlerbehebung
Abrechnung: Stripe-Integration für kostenpflichtige Dienste

6. Weitergabe personenbezogener Daten

AI-Provider (Internationale Übertragung)

Ihre Chat-Nachrichten werden an folgende AI-Provider übermittelt:

OpenAI (USA): GPT-4, GPT-3.5-Turbo
Anthropic (USA): Claude-3, Claude-2
Google (USA): Gemini Pro
Groq (USA): High-Speed Inference

Wichtiger Hinweis: Diese Übertragung erfolgt nur bei aktiver Nutzung von AI-Features und basiert auf Ihrer Einwilligung.

Weitere Dienstleister

Clerk (USA): Authentifizierung und Nutzerverwaltung
Stripe (USA): Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Tarife
Hetzner (Deutschland): Cloud-Hosting und Datenbank-Dienste

MCP-Server (Variable Jurisdiktionen)

Bei der Nutzung von MCP-Servern können Daten an verschiedene internationale Anbieter übertragen werden. Sie werden über spezifische Datenübertragungen vor der ersten Nutzung informiert.

7. Internationale Datenübertragungen

USA-Übertragungen: Übertragungen in die USA erfolgen auf Basis von Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln oder anderen geeigneten Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

Schutzmaßnahmen:

Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS)
Minimierung übertragener Daten
Anonymisierung wo möglich
Vertragliche Datenschutzvereinbarungen

8. Aufbewahrungsfristen

Chat-Daten: Bis zur Löschung durch Nutzer oder Kontoschließung
Vector Embeddings: Automatische Löschung bei Dokumentenlöschung
Kontodaten: 30 Tage nach Kontoschließung
Billing-Daten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)
Systemlogs: 90 Tage
Sicherheitslogs: 1 Jahr

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Auskunft über verarbeitete Daten und Verarbeitungsumstände.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") unter bestimmten Voraussetzungen.

Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Recht auf Erhalt Ihrer Daten in strukturiertem, maschinenlesbarem Format.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung bei berechtigten Interessen.

Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Recht auf jederzeitigen Widerruf erteilter Einwilligungen.

Geltendmachung: Kontaktieren Sie uns unter service@aiwstack.com zur Ausübung Ihrer Rechte.

10. Datensicherheit

Technische Schutzmaßnahmen

Verschlüsselung: TLS 1.3 für Datenübertragung, AES-256 für Speicherung
Zugriffskontrollen: Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen
Netzwerksicherheit: Firewalls, DDoS-Schutz, Intrusion Detection
Backup-Systeme: Verschlüsselte, georedundante Datensicherung

Organisatorische Maßnahmen

Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Datenschutz- und Sicherheitsschulungen
Zugriffsbeschränkungen: Need-to-know-Prinzip, Protokollierung aller Zugriffe
Incident Response: 24/7-Monitoring und strukturierte Incident-Response-Prozesse
Audits: Regelmäßige interne und externe Sicherheitsaudits

11. Technische und organisatorische Maßnahmen

Datenschutz by Design

Datenminimierung: Nur erforderliche Daten werden verarbeitet
Zweckbindung: Verarbeitung nur für angegebene Zwecke
Speicherbegrenzung: Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
Transparenz: Klare Information über alle Verarbeitungsvorgänge

Privacy by Default

Restriktive Standardeinstellungen: Minimale Datenverarbeitung als Standard
Opt-in statt Opt-out: Explizite Einwilligung für erweiterte Funktionen
Nutzersteuerung: Granulare Kontrollmöglichkeiten über Datenverarbeitung

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Keine Profiling-Aktivitäten: Wir erstellen keine automatisierten Profile über Nutzerverhalten zu Marketingzwecken oder für automatisierte Entscheidungen mit Rechtswirkung.

AI-gestützte Inhaltsfilterung: Wir setzen automatisierte Systeme zur Erkennung problematischer Inhalte ein. Diese Systeme treffen keine rechtlich relevanten Entscheidungen, sondern dienen ausschließlich der Qualitätssicherung und dem Schutz vor missbräuchlicher Nutzung.

13. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter:
AIStack | Strategy & Transformation
z.Hd. Datenschutzbeauftragter
Venloer Str. 744
50827 Köln
Deutschland
E-Mail: service@aiwstack.com

14. Altersbeschränkungen und Minderjährigenschutz

Mindestalter: Unsere Dienste richten sich ausschließlich an Personen ab 18 Jahren. Nutzer unter 18 Jahren ist die Nutzung der Plattform untersagt.

Keine Datenerhebung bei Minderjährigen: Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren. Sollten uns entsprechende Daten bekannt werden, löschen wir diese unverzüglich.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Deutschland
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslage oder Funktionen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.

Benachrichtigung: Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch Hinweise in der Plattform.

Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz:

AIStack | Strategy & Transformation
Venloer Str. 744
50827 Köln
Deutschland
E-Mail: service@aiwstack.com
Website: www.aiwstack.com